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책상 정리 좀 합시다
코리안위클리  2014/02/05, 06:43:27   

시간 낭비 막고 업무 효율성 높이는 지름길

어질러지고 흐트러진 책상 때문에 필요한 서류나 물건을 찾는 데 1년 중 1.5일을 허비한다는 연구 결과가 나왔다
영국에서 1,120명의 사무직을 대상으로 <책상 혼잡함>을 조사한 내용에 따르면 지저분하고 적절치 않은 물건들이 책상마다 평균 6.3Kg (1 stone) 쳐박혀 있거나 올려져 있었다.
책상의 복잡함으로 시간 낭비는 물론 사무실 동료와 말싸움이나 다툼까지 일어나며 비즈니스 기회를 놓쳐 버리거나 심지어 직장의 징계 처분 disciplinary action을 받기도 했다.
(가정에서도 자녀의 책상이 지저분하고 혼잡해 생기는 문제와 갈등이 적지 않다. 책, 안내문, 과제물 혹은 물건을 찾지 못해 시간 낭비와 함께 온 가족이 신경을 곤두 세우며 짜증이 치밀어 오르기도 한다. 부모의 잔소리와 꾸지람이 그치지 않고 부모-자녀 남편-아내 말다툼까지 번지기도 한다.)
중년 남성 직원의 책상이 가장 혼란스러웠다.
또 남자가 상사로부터 무질서에 대해 질책을 받는 경우가 여자보다 두 배 정도 많았다. 10명 중 1명꼴로 책상의 무질서로 연락처나 전화번호를 잃어버려 신규 손님을 놓치거나 후속 연락이나 연결을 하지 못해 업무 차질이 있었다고 했다.
대상자 10% 이상이 책상 서류 더미에서 필요한 정보를 찾기 위해 매주 최소 30분을 사용했으며 책상 미정돈으로 상사로부터 경고를 받았다. 8명 중 1명은 동료와 말다툼을 하기도 했다. 중요한 서류를 잃어버리거나 버린 경우도 종종 있다는 응답자는 20% 나 되었다.
‘정리정돈을 못하는 이유는 무엇이냐?’는 질문에는 3명중 1명이 ‘시간이 없어서’라고 변명했다.
란카스터대 조직심리학 organisational psychology 캐리 쿠퍼 교수는 “정리정돈을 못해 비지니스 기회를 잃어 버린다는 것은 놀랄 일이다. 일이 많고 복잡할수록 급하고 중요한 업무처리에 우선 순위를 매겨야 하며 업무 효율을 높이려면 이메일 ‘받은 편지함’과 책상을 정리정돈해야 한다”고 설명했다.
그는 또 “몰아서 한꺼번에 하기보다는 매일 5분씩만 투자해도 책상 혼잡함이나 지저분함 때문에 상사의 잔소리나 질책을 받는 경우는 크게 줄어 들 것이다”며 정리의 중요성을 강조했다.                       

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